Termos de Uso do PsiQs Pro

Contrato entre você — médico ou clínica — e [[PREENCHER: razão social da Nova Tech]] (“Nova Tech”), fornecedora do PsiQs Pro. Vigentes a partir de [[PREENCHER: data de vigência]].

1. Quem somos e como você aceita

1.1. O PsiQs Pro (o “Serviço”) é fornecido por [[PREENCHER: razão social da Nova Tech]], inscrita no CNPJ sob o nº [[PREENCHER: CNPJ]], com sede em [[PREENCHER: endereço completo da sede]] (o “Fornecedor”, “Nova Tech” ou “nós”).

1.2. Estes Termos, a Política de Privacidade e o Acordo de Tratamento de Dados formam um único contrato entre o Fornecedor e quem cria a conta (o “Usuário” ou “você”): médico pessoa física ou clínica (pessoa jurídica) representada por quem tenha poderes para isso. Em qualquer conflito sobre dados pessoais de pacientes, prevalece o Acordo de Tratamento de Dados.

1.3. Você aceita estes documentos ao marcar a caixa de aceite na página de assinatura ou no cadastro por convite. O sistema grava a data, a versão aceita e o endereço IP de onde o aceite partiu. Quando uma nova versão entra em vigor, o aplicativo só abre depois que você a aceitar (cláusula 16). Se não concordar, não crie a conta nem use o Serviço.

1.4. Quem aceita em nome de uma clínica declara ter poderes para obrigá-la. Nesse caso, a clínica e o médico que usa a conta respondem, cada um na sua esfera, pelo cumprimento destes Termos.

2. Palavras usadas nestes Termos

• Conta: o acesso do médico titular ao Serviço, protegido por e-mail, senha e verificação em duas etapas, que é obrigatória para o titular.
• Assinatura: a contratação paga do Serviço, cobrada pelo Asaas em nome da Nova Tech (cláusula 11).
• Plano: a modalidade da assinatura — Essencial, sem inteligência artificial, ou Completo com IA (cláusula 11.2).
• Modo de leitura: situação em que você e sua equipe entram, consultam e exportam tudo, mas não registram nada novo (cláusulas 11.4 e 15.3).
• Equipe: as pessoas que você cadastra no Serviço com acesso próprio (e-mail e senha) para trabalhar dentro da sua conta, com o perfil que você escolher (cláusula 5.3).
• Paciente: a pessoa atendida por você cujos dados são registrados no Serviço (titular dos dados, na linguagem da LGPD).
• Conteúdo clínico: o que você, sua equipe ou seus pacientes registram sobre o atendimento — identificação do paciente, anamnese, evoluções, diagnósticos, transcrições, áudios, respostas a questionários, pareceres, prescrições e afins.
• Chave de recuperação: código entregue a você no cadastro, que permite recuperar o acesso ao conteúdo cifrado se você esquecer a senha.
• Chave do servidor: chave guardada no nosso servidor, que cifra os dados de que o sistema precisa mesmo com você desconectado (agenda do WhatsApp, conversas do robô, cobranças). Nós conseguimos abrir o que ela cifra.
• Base clínica: o conteúdo de consulta (textos de referência, com fontes citadas) oferecido dentro do Serviço.
• Apoio por IA: função que envia texto pseudonimizado da consulta a um provedor de inteligência artificial e devolve uma sugestão de parecer.
• Assistente de suporte: função da tela Ajuda do aplicativo que responde dúvidas sobre o uso do Serviço com inteligência artificial, a partir da central de ajuda e da situação da conta (cláusula 10.5).
• Chamado: pedido de suporte encaminhado à equipe da Nova Tech pela tela Ajuda, com as mensagens trocadas sobre ele (cláusula 10.7).
• Robô do WhatsApp: as funções automáticas ligadas ao número de WhatsApp do consultório — lembretes, respostas aos lembretes, secretária virtual e o assistente que responde ao próprio médico.

3. O que o Serviço faz

3.1. O PsiQs Pro é um aplicativo usado pelo navegador para o médico registrar e organizar o prontuário e o atendimento dos seus pacientes. As funções atuais são:

• prontuário, evoluções, diagnósticos por CID-10, desfechos, escalas e documentos (atestados e modelos);
• agenda, com opção de enviar as consultas ao Google Agenda ou ao Calendário da Apple só com as iniciais do paciente;
• gravação do áudio da consulta e transcrição;
• Apoio por IA (parecer sugerido a partir da consulta), no plano Completo com IA e no período de teste;
• questionário pré-consulta enviado por link;
• teleconsulta por vídeo;
• WhatsApp do consultório: lembretes, respostas automáticas, secretária virtual (opcional, desligada até você ligar) e assistente do médico — por regras automáticas em todos os planos, e com inteligência artificial no plano Completo com IA e no período de teste;
• cobrança de pacientes por Pix (na sua chave) e por link de pagamento do Asaas (na sua conta do Asaas);
• receita: modelo de demonstração no próprio sistema e atalho para prescrever pela sua conta da Memed (cláusula 9.17);
• acesso da equipe com perfis, verificação em duas etapas e registro de auditoria e de acessos;
• envio do seu próprio certificado digital A1, guardado cifrado com a sua chave;
• assinatura, pagamento e encerramento da assinatura pelo próprio aplicativo;
• atendimento a pedidos de pacientes sobre os próprios dados (cópia e exclusão por paciente);
• módulo de pesquisa, com termo de consentimento (TCLE) e exportação anonimizada;
• exportação dos dados: “Cópia de segurança” em arquivo, planilhas em CSV e exportação no padrão FHIR R4;
• consulta à base clínica;
• central de ajuda, assistente de suporte e chamados com a nossa equipe, na tela Ajuda.

3.2. Onde os dados ficam: o prontuário fica no navegador do computador em que você usa o Serviço e, quando você entra na sua conta, uma cópia cifrada é sincronizada com o nosso servidor, para você e sua equipe usarem em mais de um aparelho. O servidor fica no Brasil (cláusula 10.4).

3.3. O Serviço está em evolução. Funções podem ser criadas, alteradas ou retiradas. Mudanças que reduzam de forma relevante o que você contratou serão avisadas conforme a cláusula 16.

4. Ferramenta de apoio: a decisão clínica é sua

4.1. O Serviço não faz diagnóstico, não prescreve e não substitui o seu julgamento clínico, o exame do paciente nem a sua atualização profissional. Todo diagnóstico, prescrição, conduta e registro é ato seu e de sua responsabilidade, nos termos do Código de Ética Médica (Resolução CFM nº 2.217/2018). A Resolução CFM nº 2.454/2026, que trata do uso de inteligência artificial na medicina, também reafirma que a decisão clínica é humana.

4.2. A base clínica cita as fontes em que se apoia, mas pode conter erros, omissões ou informação desatualizada. Antes de agir, confira na fonte original, na bula vigente e nas diretrizes aplicáveis ao caso.

4.3. O Apoio por IA pode errar, omitir dados importantes ou apresentar como fato algo que não é verdadeiro. O parecer é sugestão para você avaliar; nunca é decisão. Revise tudo antes de registrar no prontuário. Pela Resolução CFM nº 2.454/2026, cabe a você informar o paciente quando usar IA como apoio e registrar esse uso no prontuário. O sistema marca na consulta, e no registro de auditoria, quando o Apoio por IA foi usado.

4.4. A transcrição automática do áudio pode trocar palavras, nomes e doses. Revise antes de usar o texto.

4.5. O Serviço não é ferramenta de urgência ou emergência e não monitora pacientes. O robô do WhatsApp reconhece algumas mensagens de risco e responde com os contatos do CVV (188) e do SAMU (192), avisando você, inclusive com a assinatura atrasada, suspensa ou encerrada e com o limite mensal de IA atingido; esse reconhecimento é limitado, pode falhar e não substitui a sua avaliação.

5. Cadastro, conta e equipe

5.1. O Serviço é destinado a médicos com inscrição ativa em Conselho Regional de Medicina, ou a clínicas que os empreguem. Você deve informar dados verdadeiros e atualizados (nome, e-mail, CRM e UF e, na assinatura, CPF ou CNPJ e celular). Cada CRM com UF só pode estar em uma conta. Podemos conferir a inscrição no CRM.

5.2. A conta é criada na página de assinatura, na hora da compra. Contas de cortesia, sem cobrança, podem ser criadas por convite da Nova Tech. A senha precisa ser forte: o sistema recusa senhas curtas ou fáceis de adivinhar, como sequências e repetições.

5.3. A conta é pessoal e intransferível. É proibido compartilhar o seu e-mail e a sua senha com qualquer pessoa, inclusive secretária, colega, sócio ou familiar. Quem trabalha com você deve ter acesso próprio, cadastrado por você na tela Equipe. Cada pessoa da equipe entra com o próprio e-mail e a própria senha, e o servidor só libera o que o perfil dela permite. Os perfis e o que cada um vê por padrão são:

5.4. Você pode ajustar o que cada pessoa vê. Quem tem acesso à agenda vê também as mensagens recebidas pelo WhatsApp do consultório, inclusive os avisos de risco, e pode enviar mensagens pelo número do consultório. Escolha para cada pessoa o menor acesso que basta para o trabalho dela, e garanta que todas estejam obrigadas por escrito ao sigilo (art. 85 do Código de Ética Médica veda permitir o manuseio do prontuário por pessoas não obrigadas ao sigilo). O que cada pessoa faz fica no registro de auditoria com o nome dela. Algumas ações são só do titular: cadastrar a equipe, conectar e desconectar o WhatsApp e o Asaas, excluir pacientes, prescrever pela Memed, enviar o certificado digital, ver quem abriu cada ficha, decidir sobre o módulo de pesquisa e encerrar a assinatura. Cadastrar ou alterar uma pessoa da equipe, conectar o Asaas e encerrar a assinatura pedem de novo a sua senha e o código da verificação em duas etapas.

5.5. Você responde pelo que for feito na sua conta e pela escolha e conduta da sua equipe. Se suspeitar de uso indevido, troque a senha, desative a pessoa na tela Equipe e avise-nos imediatamente em [[PREENCHER: e-mail de contato]].

5.6. Verificação em duas etapas. A entrada pede, além da senha, um código do aplicativo autenticador do celular. Ela é obrigatória para você, titular, e para cada pessoa da equipe: sem ligá-la, o aplicativo não abre.

5.7. O computador também é parte da segurança. A cópia do prontuário guardada no navegador não é cifrada: quem tiver acesso ao navegador daquele computador pode lê-la. Mantenha sistema e navegador atualizados, use bloqueio de tela com senha e não use o Serviço em computador público. Em computador compartilhado com outras pessoas, saia sempre por “Sair e apagar”, que remove os dados daquele navegador.

6. Senha, chave de recuperação e o que nós conseguimos ler

6.8. O Fornecedor não responde pela perda de acesso causada pela perda simultânea da senha e da chave de recuperação.

6.9. Recomendamos exportar a “Cópia de segurança” com regularidade e guardá-la em local seguro (cláusula 7.3).

7. Dados no navegador, sincronização e cópias

7.1. A cópia do prontuário guardada no navegador pode ser apagada se você limpar os dados de navegação, reinstalar o navegador ou perder o computador, e não é cifrada (cláusula 5.7). A cópia sincronizada no servidor reduz o risco de perda, mas não substitui as suas cópias de segurança.

7.2. O servidor guarda, além da versão atual do prontuário sincronizado, as 30 versões anteriores mais recentes, para proteger contra uma gravação defeituosa que apague dados por engano. Como o prontuário é gravado a cada alteração, essas versões cobrem um período curto.

7.3. Os arquivos que você exporta (“Cópia de segurança”, CSV, FHIR, cópia dos dados de um paciente e exportação de pesquisa) saem da proteção do Serviço e passam a ficar sob sua guarda. Todos são legíveis por qualquer pessoa que os abra: nenhum deles é cifrado. Guarde-os com o mesmo cuidado de um prontuário em papel.

8. Suas obrigações perante os pacientes

8.1. Nos dados dos seus pacientes, você é o controlador (art. 5º, VI, da Lei nº 13.709/2018 — LGPD): é você quem decide para que e como eles são tratados. Dado de saúde mental é dado pessoal sensível (art. 5º, II, e art. 11 da LGPD). A base legal típica para o registro clínico é a tutela da saúde, em procedimento realizado por profissional de saúde (art. 11, II, “f”).

8.2. Cabe a você obter o consentimento do paciente, e registrá-lo no sistema ou no prontuário, antes de usar:

1. gravação do áudio da consulta, presencial ou por teleconsulta;
2. Apoio por IA — o consentimento deve ser específico e destacado, e o paciente deve ser informado antes de que o texto pseudonimizado será enviado a um provedor na China e, se ele falhar, a um provedor de reserva nos Estados Unidos (arts. 11, I, e 33, VIII, da LGPD);
3. teleconsulta — autorização do paciente ou do representante legal, conforme o art. 15 da Resolução CFM nº 2.314/2022.

8.3. Como o sistema registra isso hoje. A gravação e o Apoio por IA dependem de uma única marcação na ficha do paciente: “Paciente consentiu com a gravação e foi informado do uso de apoio por inteligência artificial”. Sem ela, o sistema não guarda o áudio no servidor e não envia a consulta ao Apoio por IA. Antes de marcá-la, obtenha as duas autorizações e informe o paciente sobre o envio à China e, na falha do provedor principal, aos Estados Unidos. A marcação fica na ficha, com data; não é preciso pedi-la de novo a cada consulta, salvo se o paciente a revogar (o que pode fazer a qualquer tempo — art. 8º, § 5º, da LGPD) ou se a finalidade mudar. Desmarcar é registrar a revogação. Garantir que a marcação corresponde a um consentimento real é responsabilidade sua.

8.4. WhatsApp do consultório. As mensagens que os pacientes mandam ao número conectado não dependem dessa marcação: quando o robô não entende uma mensagem pelas regras automáticas, ela vai pseudonimizada à DeepSeek ou, se ela falhar, ao provedor de reserva (cláusula 9.11), se a sua conta tiver a IA (plano Completo com IA ou período de teste). Se você conectar o WhatsApp, informe os pacientes de que o número é atendido em parte por um assistente automático e de que as mensagens podem ser processadas por inteligência artificial fora do Brasil.

8.5. Para paciente criança ou adolescente, ou sem capacidade para consentir, o consentimento deve ser dado pelos pais ou pelo responsável legal, observado o art. 14 da LGPD e as regras éticas sobre sigilo e autonomia do adolescente.

8.6. Você deve informar seus pacientes sobre o tratamento dos dados deles (art. 9º da LGPD). A Política de Privacidade tem uma seção escrita para pacientes que você pode indicar.

8.7. Continuam sendo seus, e não do Fornecedor, os deveres de sigilo (art. 73 do Código de Ética Médica), de elaborar e guardar o prontuário (art. 87), de dar acesso e cópia ao paciente (art. 88) e de preservá-lo pelo prazo legal (Lei nº 13.787/2018, art. 6º; Resolução CFM nº 1.821/2007).

8.8. Pedidos de pacientes sobre os próprios dados (acesso, correção, cópia, exclusão etc.) são dirigidos a você. O sistema oferece, na ficha de cada paciente, a cópia completa dos dados e a exclusão a pedido, com aviso sobre o prazo de guarda do prontuário. Nós ajudamos, nos termos do Acordo de Tratamento de Dados.

9. Regras de cada função

Gravação e transcrição de áudio

9.1. O áudio só é guardado no servidor com a marcação de consentimento registrada. Lá ele fica cifrado com a sua chave (cláusula 6.1) e é mantido pelo prazo configurado de 20 anos, alinhado ao prazo mínimo de guarda do prontuário (Lei nº 13.787/2018, art. 6º).

9.2. “Transcrever a gravação” é feito no próprio aparelho: na primeira vez, o navegador baixa o modelo de reconhecimento de voz (cerca de 560 MB no computador com placa de vídeo compatível e um modelo menor no celular ou sem essa placa, da biblioteca pública Hugging Face), e o áudio não sai do aparelho para ser transcrito.

9.3. “Transcrição ao vivo” vem desligada. Se você a ligar:

• no Chrome ou no Edge do computador, o reconhecimento é feito no próprio computador, e a voz não sai dele; sem esse recurso disponível, a transcrição ao vivo não liga;
• nos demais navegadores — Safari no Mac ou no iPhone e Chrome no celular Android — o sistema usa o reconhecimento de voz do próprio navegador, que pode enviar a voz da consulta aos servidores da Apple ou do Google, segundo as regras deles. Se não quiser isso, deixe a transcrição ao vivo desligada e use “Transcrever a gravação”.

Apoio por IA

9.4. O Apoio por IA só funciona no plano Completo com IA ou no período de teste (cláusula 11.2) e com a marcação de consentimento (cláusula 8.3). No plano Essencial, o sistema guarda o texto da consulta e não o envia a provedor de IA nenhum. Vão para ele o texto da consulta e um resumo da ficha (idade, sexo, diagnóstico e observações registrados, condições, alergias, medicações em uso, até três evoluções anteriores e os responsáveis pelo paciente). Antes do envio, o servidor pseudonimiza esse texto: troca por marcadores o nome do paciente e dos responsáveis, outros nomes de pessoa reconhecidos, CPF, CNS, RG, telefones, e-mails, endereços, bairros, datas e instituições. Se a ferramenta de pseudonimização não estiver disponível, nada é enviado. Só então o texto vai ao provedor DeepSeek, empresa chinesa com servidores na China. Se a DeepSeek falhar, o mesmo texto pseudonimizado vai automaticamente ao provedor de reserva, [[PREENCHER: nome do provedor americano escolhido]], empresa americana de hospedagem de modelos de IA abertos que roda o mesmo modelo DeepSeek em servidores nos Estados Unidos, usada só enquanto a IA principal falha; segundo a política dela para uso por API, os dados não são usados para treinar modelos. Os dois envios são transferências internacionais de dados pessoais (arts. 33 a 36 da LGPD).

9.5. A pseudonimização reduz o risco, mas não o elimina. Nomes no começo de frase, cidades, empresas, cargos, detalhes clínicos raros e relatos de eventos podem passar ou permitir reidentificar alguém. A DeepSeek e o provedor de reserva tratam o que recebem segundo os termos deles e as leis da China e dos Estados Unidos, que o Fornecedor não controla. Se você ou o paciente não aceitarem esse risco, não use a função. A escolha é sua, paciente por paciente.

WhatsApp do consultório

9.6. Como a conexão funciona. Você conecta o número do consultório lendo um código QR. O sistema passa a funcionar como mais um aparelho ligado àquele número, como o WhatsApp Web, por meio de um programa de conexão (Evolution API) que roda no nosso servidor. Essa conexão não é a oficial da Meta, dona do WhatsApp: o WhatsApp pode restringir ou bloquear o número. Recomendamos usar um número de WhatsApp Business exclusivo do consultório, e não o seu número pessoal.

9.7. O que o robô faz. Envia lembretes de consulta (por você ou automaticamente, se ligar), entende as respostas (confirmar, cancelar, remarcar, atraso) e aplica na agenda. A secretária virtual, opcional e desligada até você ligar, responde quem escreve, oferece horários, marca consultas (de paciente novo, com a sua aprovação, salvo se você escolher marcar direto) e pode mandar Pix ou link de pagamento. Fora do horário de atendimento, por padrão, ela só deixa um recado. O assistente do médico responde, na conversa do seu número consigo mesmo, pedidos sobre a agenda.

9.8. Risco. Mensagem com sinais de risco (por exemplo, ideação suicida, autolesão, sobredose) recebe resposta com os contatos do CVV (188) e do SAMU (192) e gera aviso para você e para quem da equipe tem acesso à agenda. Esse reconhecimento é limitado (cláusula 4.5).

9.9. As mensagens do robô saem em nome do consultório, pelo seu número. Revise os textos e os ajustes antes de ligar as funções automáticas. Pacientes que respondem “PARAR” deixam de receber lembretes automáticos.

9.10. O que fica guardado. O programa de conexão guarda no banco de dados do nosso servidor, sem cifra, as mensagens que passam pelo número conectado, e esse banco entra nas cópias de segurança diárias. As conversas e os avisos do robô ficam cifrados com a chave do servidor (cláusula 6.3). Hoje não há exclusão automática dessas mensagens enquanto o WhatsApp estiver conectado; elas são excluídas com os demais dados no fim do contrato (cláusula 15).

9.11. Inteligência artificial no WhatsApp. Quando as regras automáticas não entendem uma mensagem de paciente, o servidor pseudonimiza o texto (até 800 caracteres, do mesmo modo da cláusula 9.4) e o envia à DeepSeek, na China (ou, se ela falhar, ao provedor de reserva nos Estados Unidos, cláusula 9.4), para identificar o pedido e sinais de risco. Isso acontece sem marcação de consentimento por paciente, sempre que o robô ou a secretária virtual estiverem em uso, a assinatura estiver ativa, a conta tiver a IA (plano Completo com IA ou período de teste) e o limite mensal de IA não tiver sido atingido (cláusula 9.12). No plano Essencial, fora do teste, nenhuma mensagem vai à IA: o robô e a secretária respondem só pelas regras automáticas. A detecção de risco por regras roda antes e não depende da IA. Áudios recebidos não são ouvidos nem enviados à IA.

Limite mensal de uso da IA

9.12. Cada conta com IA (plano Completo com IA, ou qualquer plano durante o teste) tem um limite mensal de gasto com inteligência artificial, hoje de R$ 50,00, que vale também no período de teste, que soma o Apoio por IA e o uso da IA pelo robô e pela secretária do WhatsApp, inclusive o que o provedor de reserva processar. O mês é o calendário de Brasília, e o limite renova no dia 1º. Atingido o limite, o Apoio por IA deixa de gerar parecer até o mês seguinte — o texto da consulta continua salvo —, e o robô e a secretária passam a responder só pelas regras automáticas. A resposta de risco não é afetada. Mudanças no valor do limite seguem a cláusula 16.

Cobrança de pacientes

9.13. Pix direto: o sistema gera o QR Code e o código “copia e cola” na sua chave Pix, sem intermediário. Ninguém avisa sozinho que o pagamento caiu: confira no seu extrato.

9.14. Asaas: esta cobrança é feita na sua conta do Asaas, e não se confunde com a cobrança da sua assinatura (cláusula 11). Conectar ou trocar a conta pede a sua senha. Conectada, a sua chave de acesso fica guardada cifrada com a chave do servidor (cláusula 6.3). Para cada consulta marcada, o sistema cria no Asaas um link de pagamento de uso único, com a descrição “Consulta”, a data e a hora e o valor. O paciente informa nome e CPF na página do Asaas, e o Asaas avisa o sistema quando o pagamento é feito. A relação com o Asaas, inclusive taxas, é sua, segundo os termos dele. Recomendamos criar a chave de acesso no Asaas com o mínimo de permissões que ele oferecer.

Teleconsulta

9.15. O vídeo, o áudio, a conversa por texto e os arquivos trocados na chamada vão direto entre o seu navegador e o do paciente (tecnologia WebRTC), cifrados de ponta a ponta pelo próprio padrão. O nosso servidor cria a sala, com chave própria e validade de 6 horas, e faz a sinalização, isto é, apresenta um navegador ao outro. Para achar o caminho de rede, o navegador consulta um servidor público do Google (STUN), que vê o endereço IP. Em redes restritivas, o fluxo cifrado passa pelo nosso servidor de retransmissão (TURN), que fica no mesmo servidor no Brasil e não grava nem consegue abrir o conteúdo. O vídeo não é gravado pelo sistema. Você pode gravar o áudio da teleconsulta, com o consentimento do paciente; a página dele mostra o aviso “gravando áudio”. Envie o link só ao paciente certo: quem tiver o link completo entra na sala enquanto ela valer.

9.16. Ao atender por teleconsulta, você segue a Resolução CFM nº 2.314/2022, especialmente: consentimento do paciente (art. 15), registro do atendimento em prontuário (art. 3º), aviso ao paciente sobre as limitações da teleconsulta (art. 6º, § 4º) e consulta presencial em intervalos não superiores a 180 dias no acompanhamento de doenças crônicas ou de longa duração (art. 6º, § 2º). A qualidade da chamada depende da internet das duas pontas.

Prescrição (Memed) e receita

9.17. O botão “Gerar receita” produz um modelo impresso com a marca “Demonstração · sem validade legal”, que não deve ser entregue ao paciente como receita. A receita com validade é feita na sua própria conta da Memed (gratuita): o botão “Prescrever e assinar” abre o site da Memed numa janela ao lado, você entra com a sua conta e copia os medicamentos com um clique cada. A Memed emite, numera e assina a receita com o seu certificado digital, segundo os termos dela, que você aceita diretamente. Nesse modo, o sistema não envia dados automaticamente à Memed. Se a integração direta, que preenche a receita sozinha, for ligada no futuro, o sistema mostrará antes o que será enviado (nome, sexo, nascimento e telefone do paciente e medicações em uso) e avisaremos conforme a cláusula 16. O Fornecedor não responde pelo conteúdo, pela disponibilidade nem pelas regras da Memed.

Questionário pré-consulta

9.18. Você pode enviar ao paciente um link para um questionário. O nosso servidor guarda só a página com as perguntas e o número de WhatsApp para devolução, sem o nome do paciente. O paciente responde no próprio aparelho, e a resposta não é enviada ao servidor: a página gera um código com as respostas, que o paciente devolve a você pelo canal que você escolher (por exemplo, WhatsApp), e você importa esse código no aplicativo. Escolha um canal adequado ao sigilo. Envie o link só ao paciente certo: quem tiver o link consegue abrir a página.

Agendas externas

9.19. Se você ligar o Google Agenda, o sistema cria na sua conta do Google uma agenda separada, “Consultas · PsiQs Pro”, com as consultas só com as iniciais do paciente, e lê apenas os horários ocupados da sua agenda pessoal, sem título nem descrição. Se você usar o link de assinatura (Google ou Apple), o servidor guarda o arquivo da agenda, só com iniciais, cifrado com a chave do servidor; quem tiver o link vê esses horários e iniciais.

Pesquisa

9.20. O módulo de pesquisa só funciona depois que você o autoriza, escolhendo as finalidades. O paciente entra por consentimento (TCLE, com versão e data) ou só depois de anonimizado. A exportação substitui a identificação por códigos cuja chave é descartada, usa dias relativos em vez de datas e suprime campos que deixariam grupos com menos de 5 pessoas. O arquivo é baixado no seu computador; o servidor registra apenas a autorização e o fato da exportação. Nada é enviado automaticamente a nós. A finalidade “melhoria do produto” permite que você nos entregue dados anonimizados; nunca dados identificáveis.

Certificado digital

9.22. Você pode enviar pela tela do aplicativo o seu certificado digital A1. Ele e a senha dele ficam guardados cifrados com a sua chave de conteúdo (cláusula 6.1), e o servidor só os usa com a sua sessão aberta. Cada conta usa apenas o próprio certificado.

Registro de auditoria

9.21. O sistema registra as ações na conta (quem fez, quando, de qual endereço IP e aparelho), as aberturas de ficha informadas pelo aplicativo, o uso do Apoio por IA e as exportações. Cada registro leva um resumo criptográfico do anterior, o que denuncia alteração ou exclusão parcial. Esse encadeamento não é prova contra quem tenha acesso completo ao banco de dados e refaça a cadeia inteira.

10. Disponibilidade, cópias e suporte

10.1. Nesta fase, o Serviço é oferecido em melhor esforço, sem acordo formal de nível de serviço. Pode haver interrupções para manutenção, por falhas ou por problemas em fornecedores de infraestrutura. Atualizações do servidor encerram as sessões abertas, e todos precisam entrar de novo. Avisaremos com antecedência as manutenções programadas, quando possível, e preferiremos horários fora do expediente dos consultórios.

10.2. Fazemos todos os dias uma cópia de segurança do banco de dados do Serviço e do banco do WhatsApp, com teste de restauração, guardada por 30 dias no próprio servidor; a cópia dos arquivos de áudio é guardada por 7 dias. Uma cópia cifrada também é levada todos os dias a um computador da empresa, onde fica por 90 dias. Nas cópias, o conteúdo clínico continua cifrado como estava no banco; os dados das cláusulas 6.3 e 9.10 estão nelas também. As cópias protegem contra falhas do servidor; não substituem as suas cópias e não recuperam acesso perdido por falta da senha e da chave de recuperação.

10.3. Suporte. O suporte é feito pela tela Ajuda do aplicativo, que reúne a central de ajuda (artigos com o passo a passo de cada função), o assistente de suporte (cláusula 10.5) e os chamados com a nossa equipe (cláusula 10.7). Quem não consegue entrar na conta — por exemplo, porque perdeu o celular da verificação em duas etapas e os códigos de recuperação — fala conosco pelo e-mail [[PREENCHER: e-mail de contato]]. A equipe responde em dias úteis. O suporte não lê o seu conteúdo clínico e nunca pedirá sua senha, sua chave de recuperação ou o código da verificação em duas etapas. Antes de mexer no acesso de uma conta (por exemplo, desligar a verificação em duas etapas de quem perdeu o celular), a equipe confere a identidade de quem pede.

10.4. O servidor do Serviço é um servidor virtual contratado da Hostinger, localizado no Brasil (Campinas, SP).

10.5. Assistente de suporte. O assistente é uma função de inteligência artificial. Para responder, ele usa a central de ajuda e a situação da sua conta, que o servidor junta a cada pergunta: plano, situação da assinatura e das faturas, se a verificação em duas etapas está ligada, se o WhatsApp do consultório está conectado e os pagamentos da assinatura. Ele não tem acesso ao conteúdo clínico, que fica cifrado com a sua chave (cláusula 6.1), nem ao prontuário dos seus pacientes. A seu pedido, ele pode reenviar o link da fatura em aberto e pedir ao Asaas a conferência do pagamento. As respostas do assistente podem conter erros; nas decisões sobre a sua conta, valem estes Termos e o que a nossa equipe responder no chamado.

10.6. O que vai ao provedor de IA. Antes de qualquer envio, o servidor pseudonimiza o que você escreve ao assistente, do mesmo modo da cláusula 9.4. O texto pseudonimizado e a situação da conta vão aos mesmos provedores do Apoio por IA: a DeepSeek, na China, e, só quando ela falha, o provedor de reserva nos Estados Unidos (cláusula 9.4). É uma transferência internacional de dados seus, como usuário, descrita na Política de Privacidade (seção 6.7). A pseudonimização reduz, mas não elimina, o risco de identificação (cláusula 9.5). O assistente funciona em todos os planos, e o custo dele é da Nova Tech: não conta no limite mensal de IA da cláusula 9.12.

10.7. Chamados. O que o assistente não resolve pode virar um chamado, com a conversa junto, para você não ter de repetir; você também pode abrir um chamado direto. O chamado — assunto, mensagens, a conversa com o assistente que o acompanha e os dados da conta — fica guardado no nosso servidor no Brasil, cifrado com a chave do servidor, e não com a sua chave (cláusula 6.3), para que a equipe de suporte consiga lê-lo e responder. O texto passa pela mesma pseudonimização antes de chegar à equipe. A resposta aparece na própria tela Ajuda, em “Meus chamados”.

10.8. Ferramenta da equipe. A nossa equipe recebe os avisos de chamado e responde por meio do Telegram, aplicativo de mensagens usado como ferramenta interna de trabalho, cujos servidores ficam fora do Brasil. Pelo Telegram passam só dados de nível da conta (por exemplo, nome e e-mail do médico, plano e situação da assinatura) e o texto do chamado já pseudonimizado. O sistema não envia ao Telegram conteúdo do prontuário nem dados de pacientes. As pessoas da equipe de suporte são autorizadas pela Nova Tech e obrigadas por escrito ao sigilo.

10.9. Não envie dados de pacientes. Pedimos que você e sua equipe não escrevam no suporte nome, CPF, telefone, diagnóstico, trecho de consulta ou qualquer outro dado de paciente. O suporte não precisa desses dados para resolver problemas da conta, e a pseudonimização pode não reconhecer tudo. Se, mesmo assim, uma mensagem trouxer dado de paciente, ele será tratado com o mesmo sigilo, só para responder ao chamado, e poderá ser apagado do chamado a seu pedido.

10.10. Guarda dos chamados. Os chamados, com as mensagens e a conversa com o assistente que os acompanha, ficam guardados por 2 anos depois de encerrados, para consulta sua e da equipe e para a defesa de direitos, e depois são excluídos. As cópias de segurança em que ainda estejam expiram no ciclo da cláusula 10.2.

11. Período de teste, preço, pagamento e cancelamento

11.1. Período de teste. Os dois planos têm 7 dias de teste grátis, contados da compra. Durante o teste você usa o Serviço completo, com a inteligência artificial liberada também no plano Essencial, dentro do limite mensal da cláusula 9.12. Ao fim do teste vale o plano escolhido: no Essencial, a IA se desliga sozinha. A primeira fatura, no valor do plano escolhido, vence no último dia do teste. Se ela não for paga, aplicam-se a tolerância e o modo de leitura da cláusula 11.4. Para não ser cobrado, encerre a assinatura antes do fim do teste (cláusula 11.5).

11.2. Planos, preço e pagamento. Você escolhe o plano na página de assinatura:

A resposta de risco do WhatsApp (CVV e SAMU) e o aviso a você funcionam em todos os planos e em qualquer situação da assinatura. A sua equipe segue o plano da sua conta. Contas de cortesia, criadas por convite da Nova Tech, têm tudo incluído, sem cobrança. O preço vigente aparece na página de assinatura e em cada fatura. A cobrança é feita pelo Asaas, empresa de pagamentos contratada pela Nova Tech, e você escolhe na fatura pagar por Pix, boleto ou cartão. O acesso é liberado sozinho quando o Asaas confirma o pagamento; se o aviso dele atrasar, o sistema confere de novo a cada 6 horas, e você pode pedir a conferência na hora pela página de entrada. Pagamento de valor menor que o da fatura não libera o acesso.

11.3. O preço pode ser reajustado a cada 12 meses pela variação do IPCA. Qualquer outra alteração de preço será avisada com 30 dias de antecedência; se não concordar, você pode cancelar antes de a mudança valer.

11.4. Falta de pagamento. Os avisos de fatura e de atraso são enviados pelo Asaas ao e-mail e ao celular informados na assinatura, e o aplicativo mostra uma faixa com a situação e o botão de pagamento. Vencida a fatura, a conta continua funcionando normalmente por 15 dias de tolerância. Passada a tolerância, a conta fica em modo de leitura: você e sua equipe continuam podendo entrar, consultar e exportar seus dados, porque o prontuário dos seus pacientes não pode ficar refém de uma cobrança. Ficam suspensos o registro de dados novos, o Apoio por IA, os lembretes, a secretária virtual e o assistente do WhatsApp. A resposta de risco do WhatsApp (CVV e SAMU) e o aviso a você continuam funcionando. Se o único pagamento feito for estornado ou contestado, a conta passa ao modo de leitura na hora. Pago o que estiver em aberto, o acesso completo volta sozinho.

11.5. Cancelamento. Você pode cancelar a qualquer momento, sem multa, no aplicativo (Conexão e conta → Encerrar a assinatura, com a sua senha e o código da verificação em duas etapas) ou pelo e-mail [[PREENCHER: e-mail de contato]]. A cobrança é cancelada no Asaas, e não há novas faturas. O acesso completo continua até o fim do período já pago; depois, a conta fica em modo de leitura (cláusula 15.3).

11.6. Se o Código de Defesa do Consumidor se aplicar ao seu caso, você pode desistir da contratação em até 7 dias a contar dela, com devolução integral do que tiver pago (art. 49 da Lei nº 8.078/1990). Peça pelo e-mail de contato; a devolução é feita por nós pelo Asaas, e a conta passa ao modo de leitura quando o estorno é processado.

11.7. Troca de plano. Só você, titular, pode trocar de plano, no aplicativo (Conexão e conta), com a sua senha e o código da verificação em duas etapas. A troca vale na hora, nos dois sentidos: subir para o Completo com IA liga a IA no mesmo momento, e descer para o Essencial a desliga no mesmo momento — durante o teste, a IA continua até o fim dele. Não há cobrança proporcional nem devolução do período já pago. A fatura em aberto ainda não vencida e as próximas passam ao valor do plano novo. Com fatura vencida em aberto, a troca não é possível: regularize o pagamento primeiro. Contas de cortesia não trocam de plano.

12. Propriedade intelectual e uso dos seus dados

12.1. O software, o nome PsiQs Pro e os textos próprios da base clínica pertencem ao Fornecedor ou a quem os licenciou. A marca PsiQs, que aparece no logotipo, pertence a um grupo parceiro e é usada com a autorização dele. As obras de terceiros citadas como fonte continuam sendo dos seus autores. Você recebe uma licença de uso pessoal, não exclusiva, intransferível e válida enquanto durar a contratação.

12.2. O conteúdo clínico não pertence ao Fornecedor. Nós não usamos dados de pacientes nem o seu conteúdo clínico para publicidade, para treinar modelos de IA ou para qualquer finalidade própria, e não vendemos dados. Tratamos esses dados apenas para prestar o Serviço, conforme o Acordo de Tratamento de Dados. A única exceção é o dado anonimizado que você decidir nos entregar pelo módulo de pesquisa (cláusula 9.20). O que a DeepSeek e o provedor de reserva fazem com o texto que recebem segue os termos deles (cláusula 9.5).

12.3. Sugestões e comentários que você nos enviar sobre o Serviço podem ser aproveitados por nós, sem obrigação de pagamento.

13. Usos proibidos

13.1. É proibido:

1. compartilhar a conta ou o acesso de uma pessoa da equipe, ou permitir o uso por quem não seja o titular daquele acesso;
2. usar o Serviço sem inscrição ativa no CRM, ou para fim ilícito ou contrário à ética médica;
3. registrar dados de pessoas que não sejam seus pacientes, ou dados sem relação com o atendimento;
4. usar o WhatsApp do consultório para envio em massa, propaganda não solicitada ou contato com quem não é paciente nem pediu atendimento;
5. tentar acessar dados de outros usuários, testar a segurança do Serviço sem autorização escrita, contornar controles de acesso ou sobrecarregar o servidor;
6. copiar, descompilar ou revender o Serviço, salvo o que a lei permitir;
7. enviar ao Serviço código malicioso.

14. Responsabilidade

14.1. O Fornecedor responde pelos danos que causar ao descumprir estes Termos ou a lei, nos limites da lei.

14.2. O Fornecedor não responde por: (a) decisões clínicas e registros feitos por você ou pela sua equipe, inclusive com base na base clínica, na transcrição ou no Apoio por IA; (b) perda de acesso causada pela perda da senha e da chave de recuperação; (c) uso da conta por terceiros por compartilhamento ou descuido seu, ou por conduta de pessoa da equipe que você cadastrou; (d) falhas do seu computador, navegador ou internet, ou apagamento da cópia local no navegador; (e) conteúdo, regras, cobranças e disponibilidade de serviços que você contrata diretamente, como a Memed, o Asaas, o WhatsApp e o Google, nos termos de cada um; (f) interrupções compatíveis com o regime de melhor esforço da cláusula 10.

14.3. Quando a lei permitir limitar a indenização, a responsabilidade total do Fornecedor por este contrato fica limitada ao total pago por você nos 12 meses anteriores ao fato. Essa limitação não vale para dano causado com dolo ou culpa grave, nem nos casos em que a lei a proíba.

14.4. Nada nestes Termos reduz os direitos dos pacientes como titulares dos dados, nem a responsabilidade do Fornecedor como operador prevista nos arts. 42 a 45 da LGPD.

15. Suspensão e encerramento

15.1. Você pode encerrar a assinatura a qualquer momento, no aplicativo ou pelo e-mail [[PREENCHER: e-mail de contato]] (cláusula 11.5).

15.2. Podemos suspender ou encerrar a conta em caso de violação grave destes Termos (por exemplo, conta compartilhada, uso ilícito, inscrição no CRM suspensa ou cancelada, ou risco à segurança de outros usuários), avisando antes sempre que isso não agravar o risco.

15.3. Depois do encerramento. Terminado o período pago, ou a tolerância da cláusula 11.4, a conta fica em modo de leitura. Garantimos pelo menos 30 dias nesse modo para você exportar tudo pela “Cópia de segurança”, pela exportação em CSV e pela exportação FHIR; hoje o modo de leitura continua depois desse prazo, sem data para acabar. Os dados não são apagados automaticamente: como controlador, você tem o dever de guardar o prontuário por no mínimo 20 anos (cláusula 15.5), e só você pode decidir excluí-lo. Enquanto não houver pedido de exclusão, os dados continuam no servidor, com as mesmas proteções, sem nenhum uso por nós, e o robô do WhatsApp fica desligado, salvo a resposta de risco.

15.4. Exclusão ou devolução a pedido. Para excluir os dados, ou recebê-los de volta antes da exclusão, faça o pedido por escrito, pelo e-mail [[PREENCHER: e-mail de contato]], depois de exportar o que precisa guardar. Excluiremos do servidor o prontuário sincronizado e as versões anteriores dele, consultas, áudios, a cópia da agenda, as conversas do robô, a conexão e as mensagens do WhatsApp, os dados de cobrança dos pacientes, o certificado digital, se houver, e as páginas de questionário publicadas, e confirmaremos por escrito. As cópias de segurança em que esses dados ainda estejam expiram no ciclo normal: até 30 dias no servidor e até 90 dias na cópia guardada em computador da empresa. Não enviamos avisos automáticos sobre esses prazos.

15.5. O dever de guardar o prontuário é seu, não do Fornecedor. A lei manda preservar o prontuário por no mínimo 20 anos a partir do último registro (Lei nº 13.787/2018, art. 6º), e a Resolução CFM nº 1.821/2007 (art. 7º) prevê guarda permanente para prontuários arquivados eletronicamente. Nós guardamos os dados depois do fim do contrato só até o seu pedido de exclusão, sem prazo garantido, e essa guarda não substitui a sua: exporte seus dados e guarde-os em meio seguro. A exclusão que você pedir também não diminui esse dever.

15.6. Após a exclusão a pedido, conservamos apenas o que nós mesmos somos obrigados por lei a guardar sobre a sua conta, como registros de acesso (6 meses, art. 15 da Lei nº 12.965/2014 — Marco Civil da Internet), registros fiscais e de cobrança, e a prova do seu aceite. Os detalhes estão na Política de Privacidade.

16. Alterações destes Termos

16.1. Podemos alterar estes documentos. Mudanças relevantes serão avisadas com pelo menos 30 dias de antecedência, por e-mail e dentro do aplicativo. Quando a nova versão entra em vigor, a página de entrada pede o seu aceite, e o aplicativo só abre depois dele. Cada versão tem data, e cada aceite é registrado com data, versão e endereço IP.

16.2. Se não concordar com a nova versão, você pode cancelar antes de ela valer, com o prazo de exportação da cláusula 15.3. Mudanças exigidas por lei ou por autoridade podem valer de imediato.

17. Comunicações

17.1. Nossas comunicações serão enviadas ao e-mail cadastrado e/ou exibidas no aplicativo; as respostas aos chamados de suporte aparecem na tela Ajuda (cláusula 10.7). Mantenha o e-mail atualizado. As suas comunicações a nós devem ir para [[PREENCHER: e-mail de contato]].

18. Disposições gerais

18.1. Se alguma cláusula for considerada inválida, as demais continuam valendo.

18.2. Deixar de exigir um direito em certa ocasião não significa renunciar a ele.

18.3. Você não pode ceder este contrato sem nossa concordância. Podemos cedê-lo em caso de reorganização societária ou venda do Serviço, desde que o sucessor assuma as mesmas obrigações de proteção de dados, com aviso a você.

19. Lei aplicável e foro

19.1. Este contrato segue as leis do Brasil. Fica eleito o foro da comarca de [[PREENCHER: cidade e UF do foro]], ressalvado o direito do consumidor de propor ação no foro do próprio domicílio, quando o Código de Defesa do Consumidor se aplicar (art. 101, I, da Lei nº 8.078/1990).

20. Contato

20.1. Dúvidas sobre estes Termos: [[PREENCHER: e-mail de contato]]. Assuntos de proteção de dados: encarregado [[PREENCHER: nome do encarregado de dados]], [[PREENCHER: e-mail do encarregado de dados]].